(الاسئله المتكررة)
ادارة الوثيقة
اسئله عامة
س : أين يمكن استخدام ادارة الوثائق في مكان اخر غير إدارة الجودة؟
يمكن استخدام حلول ادارة الوثائق ل QMSrs أينما تحتاج الوثائق إلى ادارة حيث يتم فحص دقتها و شرعيتها قبل توزيعها.
س : ما هو الوقت المتوقع للاستجابة لعرض الوثائق؟
اداة QMSrs لادارة الوثائق تضمن اسرع وقت لاسترجاع الوثائق لأنها تستخدم تطبيق له مقاييس معينه.والعوامل الرئيسية التي تؤثر في الوقت هو مدى سرعة اتصالك بالانترنت والتطبيق الذي تم إنشاء الوثيقه عليه.
س : هل QMSrs تمكن الموظفين من الحصول على الوثائق؟ وهل يمكن الحصول عليها على الصعيد الدولي؟
إن أي مستخدم معروف لدى QMSrs مع قدرة الوصول إلى الإنترنت يكون قادراَ على استخدام ادوات QMSrs أينما كان وفي أي وقت.
س : هل الشركاء المتعاقدين فرعياَ يمكنهم الحصول على الوثائق الخاضعة للرقابة؟
نعم ، طالما الشركاء المتعاقدين فرعياَ يتم تحديدهم كمستخدمين ولديهم قدرة الوصول إلى الإنترنت ، فإنهم قادرين على عرض الوثائق الخاضعة للرقابة التي تم منحهم حق الوصول اليها.
سهولة الاستخدام
س : وماذا عن سهولة الاستخدام؟ هل هناك حاجة لتغيير أساليب العمل؟
قد صممت QMSrs لجعل النظام سهل قدر الإمكان لجميع المستخدمين. استخدام الوثائق لا يعني أن يظهر للمستخدمين نوافذ تشوش عليهم اعمالهم ؛انما يرون فقط الوثائق التي أعطيو حق الوصول إليها. هذا ينطبق أيضا على دور المستخدم مثل مسؤول النظام ، الموافق ، المدرب ،... الخ .ان أدوات QMSrs سوف تظهر على شاشات المستخدمين فقط إذا كان قد تم تكليفهم بهذا الدور.
س : هل هناك حاجة إلى تحديث أو إعادة كتابة الإجراءات الموجودة لدينا وغيرها من الوثائق؟
لا حاجة لذلك، QMSrsتستخدم التطبيقات المعتادة مثل MS Word, Excel, Visio، وغيرها الكثير لانشاء ,تحرير, وعرض المستندات ،حيث يمكنك استيراد الوثائق الموجودة دون الحاجة لإعادة كتابة أو تنسيق تلك الوثائق. يتم نسخ الوثائق بشكل فعال أكثر من المستورد إلى خادمنا حيث يتم احتجازهم بطريقه آمنة.
س : هل النظام يتجاوب مع تغيير وظائف الموظفين او تركهم العمل؟
نعم ،يتم تغطية هذا الموضوع عن طريق تغيير الوصول إلى المجموعات المختلفة و التي تستخدم ادوات QMSrs لتعكس التغيير في مسؤولياتهم حيث يتم حذف الموظفين الذين تركو العمل من قائمة المستخدمين المتاحة ثم تلقائيا سوف يتم حذف اسمهم من كل مجموعة.
س : هل QMSrs تدعم التطبيقات التي من خلالها يمكن الاستعانة بطرف ثالث؟
بالتأكيد ، QMSrsتعمل مع أي تطبيق يمكن الوصول إليه من خلال متصفح ويب. ويشمل هذا كل تطبيقات مايكروسوفت مثل.HTML, PDF, JPG, .TIFF, GIF :
الوثيقة ( الوصول والامن)
س : هل يضيف النظام السرية إلى الوثائق التي تحتاج الى ذلك لمنع المستخدمين من مشاهدتها؟
نعم. يتم وضع جميع المحتويات في مجلدات. تعطى الاحقية للمستخدمين الفرديين أو مجموعات المستخدمين الوصول إلى هذه المجلدات. والمستخدم غير المدرج على قائمة المجلد( والمدرج ضمن الوصول للقراءة فقط) لن يكون قادرا على عرض محتويات الوثائق.
س : هل هناك مستويات مختلفة من أجل الوصول إلى الوثائق؟
نعم ، هناك ثلاثة مستويات وصول مختلفة للوثائق. المستوى الأول يعطى لكاتب الوثيقه ، والذي يتم تحديده خلال مرحلة الاستيراد الأصلي أو إعطاء حق الوصول في غضون عقد الوثيقة مع.QMSrs ويمكن للكاتب فحص الوثيقه مرة أخرى و التحقق منها، ومن ثم تعديلها .المستوى الثاني هم المخولين الذين يمكنهم استعراض المستند ومن ثم الموافقة عليه أو رفضه. المستوى الثالث هم المستخدمون العاديين الذين لديهم حق الوصول إلى الوثائق للقراءة فقط .
س : ما هو اثر التدقيق للوثائق التي تم تسجيلها؟
يتم تلقائيا تسجيل كل نشاط يتم على الوثيقة، جميع مواصفات الوثيقه مثل الكاتب ، إجراءات الموافقة ، وتفاصيل الإصدار يتم تسجيلها ايضاٌ ، فضلا عن متى وبواسطة من تمت مراجعة الوثيقة وثم من قام بتدقيقها مرة أخرى.
س : هل هناك طريقة لتغيير وثيقة خارج نطاق تدقيق الوثيقة؟
من المستحيل تغيير أي وثيقة دون اتباع الاجراءات الصحيحة ، هذا هو ما نضمنه من خلال الدخول على أي وثيقة ل QMSrs حيث يتم تخزين جميع الوثائق بشكل آمن ويمكن تعديلها فقط من قبل المستخدمين الذين لديهم حق الوصول للوثيقة.
س : كيف يمكننا تأمين النسخ القديمة من الوثائق؟
من خلال أرشفة الوثائق القديمة في اراشيف خاصة حيث تكون محفوظه بشكل آمن لأي مدة مطلوبة.
س : هل هناك عدد محدد من الموافقات اللازمة للوثيقه؟
كلا QMSrs تحدد مالك واحد للوثيقة ، وهوالمؤثر في الوثيقة ، ولكنه سوف يقوم بالتعرف و الموافقة وتقبل العديد من كتاب الوثيقة و المخوليين بالموافقة على الوثيقة .
الرسائل
س : هل لمراقبة الوثيقه القدرة على التواصل مع التغييرات؟
يتم عرض أي من التغييرات داخل QMSrs مثل نشرالوثيقة ،الحاجه الى موافقة ، تحديث الوثيقة ، في نافذة الاتصال التي تربط المستخدمين.
التدقيق الداخلي (أسئلة وأجوبة)
اسئلة عامة
س : ما هي الميزات التي تسمح لي بتسريع عملية تصميم القائمة المستخدمة للفحص؟
عن طريق الدخول الى قوائم التدقيق السابقه والتي يمكن إعادة استخدامها لمختلف عمليات التدقيق حسب الرغبة . وهناك امر اخر حيث أنه يمكنك انتقاء واختيار الأسئلة التي تريد إعادة استخدامها من القوائم السابقة وأيضا إضافة اسثلة جديدة إليها فيكون لديك قائمة جديدة تماما في غضون دقائق.
س : هل قائمة الفحص والتي تضم الأسئلة قابلة للطباعة ؟ هل أستطيع أن أدخل الى النتائج في نفس القائمة ؟
نعم. قائمه الفحص قابله للطباعة و يمكن إدخال النتائج والملاحظات على القائمة المطبوعة ضمن المساحة المتوفرة.
س : هل يمكن تغيير نتائج التدقيق؟
بأي حال من الأحوال ،لا يمكن تغيير التاريخ الكامل لمسارات التدقيق كما هو الحال بالنسبه لادوات QMSrs الاخرى.
س : هل هناك حاجة إلى وجود قائمة من الأسئلة قبل تشغيل إعداد التدقيق؟
نعم ، يجب أن يكون لديك قائمة على الأقل حتى لو كانت تحتوي على سؤال واحد.
س : هل يمكنني إجراء تدقيق على الموردين؟
كما هو الحال بالنسبة لجميع ادوات QMSrs الأخرى ، يمكن تفعيل النشاط الخارجي بفعالية كماهو بالنسبه للنشاطات الداخلية. المدقق ببساطة بحاجة الى الوصول إلى الإنترنت لإجراء التدقيق في موقع المورد أو بطباعة قائمة قبل زيارة المورد.
س : كيف يمكنني تذكر الاجراء خلال عملية التدقيق؟
يمكنك عرض الوثيقه متزامناَ مع تشغيل اداة التدقيق؛ لذلك تحتاج إلى تحديد الوثيقة التي تتعلق بالتدقيق في البداية.
الجدولة
س : هل QMSrs تمكنني من جدولة التدقيق ليتم تشغيلها في المستقبل؟
نعم ، يكون التخطيط لمواعيد التدقيق في أي وقت ، ويمكن جدولتها ليتم تشغيلها في المستقبل.عندما يتم انشاء التدقيق و جدولته يمكنك تغيير أي عنصر من عناصر الهيكل.
س : هل يمكنني جدولة التدقيقات المتكررة و المنتظمه؟
نعم, يمكن جدولة التدقيقات المتكررة و المنتظمة بسهولة.ببساطه ادرج التاريخ الذي تريد بدء التدقيق فيه ثم ادخل التدقيقات المتكررة و النظام يكمل الباقي.
س : كيف يمكن للمدقق و الجهة الخاضعه للتدقيق من معرفه متى يجب القيام بالتدقيق؟
يتم عرض التدقيقات في المواعيد المتفق عليها تلقائيا في التقويمات الخاصة بمهام كل منهم. في اليوم السابق للتدقيق، وكلا الطرفين يستلم تذكرة في المهام التي من المقرر القيام بها ليتم تشغيل اداة التدقيق في اليوم التالي.
س : كيف يتم حل الإجراءات التصحيحية؟
بمجرد الانتهاء من التدقيق المطلوب من كلا الطرفين يجب معرفة أن عملية التدقيق قد حدثت عن طريق إدخال المعلومات الخاصة بهم كمستخدمين. المدقق يضع فترة لتعيين التاريخ الذي يجب اتخاذ الإجراءات التصحيحية فيه ،وذلك إن وجدت ،و الذي يجب أن تكتمل قبله و الجهة الخاضعة للتدقيق يجب أن تقدم ردها على الإجراءات التصحيحية ، والتي يمكن للمدقق قبولها أو رفضها.
أسئلة وأجوبة شكاوى العملاء
س : كيف يمكنني التأكد من أنه يتم تسجيل الشكوى و لا يتم نسيانها؟
من خلال وضع كل شكوى على قائمة الأشخاص المعنيين "متخذي الاجراء" و لايتم الخروج من القائمه حتى يتم التأكد من ان الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ الإجراء قد أكملو مهامهم وتضمن QMSrs ذلك من خلال الإخطارات اوعن طريق البريد الإلكتروني للأفراد المعنيين بالشكوى.
س : هل يمكنني تصنيف شكوى العملاء؟
نعم ، يمكنك.تصنيف الشكوى، كما يتم تسجيل الشكوى يتم ايضاٌ تصنيفها على أساس السبب الجذري لها.
س : هل يمكنني إرسال رسالة بالبريد الالكتروني تلقائيا؟
نعم. يمكن فان البريد الإلكتروني مصمم على شكل قوالب محددة سلفا لكل مرحلة من مراحل حياة الشكوى. فعند الوصول الى مرحلة معينة يتم عرض قالب البريد الإلكتروني الخاص بتلك المرحلة ، وعندما يتم عرضه يمكن تعديله وإرساله إلى عنوان البريد الإلكتروني لصاحب الشكوى المسجلة.
س : هل يمكن إرفاق الوثائق الرئيسية المتعلقة بعملية معينة أوبعميل معين مع ا لشكوى؟
نعم. يمكن، حالما يتم تسجيل الشكوى يمكن ارفاق اي وثيقه. ثم يتم إرسال البريد الإلكتروني مع المرفقات إلى الإدارة وذلك عن طريق اختيار امر "إرسال البريد الإلكتروني" من الصفحة الرئيسية للشكوى ، وذلك عندما تمر الشكوى بمراحلها المختلفة يتم ارفاق الوثيقة ذات الصلة في تفاصيل الشكوى و يتم الوصول إليها من قبل الأفراد المعنيين بالاستجابة للشكوى.
س : كيف يمكنني التأكد من أنه تم إعلام الأشخاص المناسبين في المراحل الصحيحة لحل قضية الشكوى؟
عندما تمر الشكوى بمراحلها المختلفة سواء كانت عباره عن تحقيق ، عدم التوافق مع المطلوب ، أو اتخاذ اجراء تصحيحي يتم اطلاع الاشخاص ذوي الصلة على الشكوى,و اذايلزم الرد ، يمكن الوصول إلى الحوار التفاعلي الذي يحدث في حل الشكوى.
س : هل كيف يتم رفع الشكوى إلى الإدارة العليا؟
يمكنك إبلاغ الإدارة العليا في كل شكوى ، إذا كانت هذه هي الطريقة التي يتطلبها عملك ،و يمكنك أيضا إرسال إشعار التصعيد إذا لم يتم حل الشكوى خلال فترة زمنية محددة.