ادارة تحسين الاداء

تحسين اداء العمل هو سلسلة من الإجراءات المتخذة لتعريف، تحليل و تطوير المنهج الحالي المتبع داخل الشركة لتحقيق الأهداف قصيرة و طويلة الأمد. هذه الإجراءات تتبع غالبا آلية محددة أو استراتيجية للتوصل الى نتائج ناجحة.

إدارة  تحسين الاداء ليست مفهوماً جديداً، فشركات كثيرة حول العالم قد باشرت تطبيقه منذ سنوات لتحسين أداء العمل فيها، وإجراءات العمل هي مقومات أساسية لأي شركة، وهي بأهمية العنصر البشري والمرافق والمعلومات بالنسبة للشركة، وإذا ما تمت إدارتها بصورة سليمة فإن ذلك سيؤتي ثماره من خلال تحسين أداء الشركة. فإدارة تحسين اداء العمل فرع من فروع الإدارة يهدف إلى تحسين إجراءات العمل من خلال تحديد الغايات وتعريف الاستراتيجيات ووضع الأهداف لكل عملية تشغيلية تؤثر على أداء كافة أعمال الشركة.

تقوم إدارة تحسين اداء العمل بإزالة جميع العقبات والارتباكات الموجودة أو التي تنشأ في العمل كما تساعد على التخلص من أي مشاكل تعيق سير العمل وذلك باستخدام كافة الطرق والوسائل من تسهيلات وتجهيزات واتصالات حديثة متطورة معتمدة في ذلك على استخدام تقنية المعلومات الحديثة ومن الضروري أيضاً وجود الموارد البشرية الملتزمة تجاه الشركة. تقدّم  ادواتQMSrs  في ادارة تحسين اداء العمل تبسيطاً شديداً لعملية التخطيط ومتابعة وتحليل النتائج وادراجها بيانياَ.

بالرغم من حقيقة أن جميع معالم التغيير مطلوبة إلا أن إدارة تحسين اداء العمل أصبحت خط الأساس والنقطة الرئيسة والتي ستؤدي إلى:
- تحسين أداء العمل.
- رضا المستفيدين من الخدمات أو المنتجات.
- الحلول القطعية لأية مشاكل في العمل.
- الاستخدام الفعال لتقنية المعلومات وموارد الشركة.
- استحداث اجراءات ودورات عمل جديدة.
- استحداث أنظمة قياس جديدة.
- تقديم محيط عمل ناجح.
- بناء مهارات جديدة.
- بناء توجه وسلوك جديد بالنسبة لطاقم العمل.

تعريف، تحليل و تطوير الإجراءات الرئيسية

نجاح الشركة من نجاح عملياتها.حتى تتمكن من عمل التغييرات اللازمة في الشركة، يجب فهم طرق سير العمل في الشركة. أداة QMSrs لإدارة تحسين الاداء تحتوي على الخطوات التالية:

تعريف الإجراء اللازم تتطويره (اعتمادا على قضايا العمل الحرجة)

• تعريف الإجراءات الرئيسية ممكن أن يتم بصورة رسمية أو غير رسمية. فريق الإدارة يمكنه اختيارالإجراءات اللازمة لتحسين الاداء بوضع مجموعة من المعايير المستمدة من الأولويات الاستراتيجية والتكتيكية داخل الشركة أو يتم إختيار الإجراءات اعتمادا على ثغرات الأداء الواضحة.المهم هو اختيار العملية (العمليات ) التي لها أكبر تأثير على الميزة التنافسية أو متطلبات العملاء.
• تطوير أهداف المشروع اعتمادا على متطلبات سير العمل.التركيز قد يكون على تطوير :الجودة،الإنتاجية،الكلفة، خدمة العملاء أو الدورة الزمنية.الهدف هو دائما نفسه وهو جعل الإجراءات الرئيسية تحت السيطرة.
• اختيار فريق متعدد الوظائف للقيام بالتحليل الأفقي حيث يتم اختيار مستشار أو موظف من داخل الشركة يمكن أن ينفذ الوظيفة،جودة التحليل والالتزام بالتغيير سيؤدي الى نتائج مذهلة للفريق متعدد الوظائف .
• توثيق الإجراءات الحالية عن طريق استحداث مخطط سير الإجراءات أو " خريطة الشركة".
• تعريف" الفصل" في الاجراء حيث ان " الفصل" هو كل شيء يمنع الكفاءة والفاعلية للإجراء. لذلك يجب أن يكون التعريف مصنف الى ثلاث مستويات: مستوى الشركة، مستوى الإجراء و مستوى منفذ العمل.
• توصيات التغيير (على مستوى الشركة،على مستوى الإجراء أو خلال تنفيذه) يتم تصنيفها و تحديد المشاكل والإحتمالات حسب الأولوية ومن ثم تقييم الحلول البديلة و تطوير خريطة الإجراءات الداخلية للعملية الموصى بها.
• تأسيس مقاييس للإجراء وكذلك للاجراءات الفرعية. يجب أن تعكس مقاييس الإجراء أهداف المشروع.
• تطبيق التحسينات على اجراءات العمل.

 عناصر جهود التطبيق الناجح

• التزام القيادة التنفيذية والإدارة بمشاهدة المشروع خلال عمليات التطبيق الناجح.
• توضيح اهمية التغيير.
• رؤية واضحة للإختلاف الحاصل للشركة بعد التغييرات.
• توصيات جيدة و شاملة .
• تطبيق قوي للاستراتيجية والخطة.
• ان تكون الموارد والوقت كافيين.
• التواصل خلال عمليات وضع الخطط،الأدوار، المسؤوليات، الفوائد، التطور و القرارات.
• استعداد الأقسام والأفراد لدعم التغييرات المقترحة.
•  يتم ادارة التطبيق وتنفيذه بشكل فعال.

  إدارة تطوير الإجراء بشكل مستمر

التطوير المستمر للإجراءات والإدارة ممكن أن يتم من خلال:

• مراقبة الأداء من خلال مقاييس الأداء المرتبطة بالعميل.
• التأكد من ان الإجراء ات تتلاءم مع مجموعة من المعايير الفعاله.
• تعيين مالك للإجراء بحيث يكون مسؤولا عن اداء الإجراء الأساسي بشكل مستمر.
• التأكد أن الإجراءات لها خطة و ميزانية.

اداة QMSrs لتحسين الإجراءات ممكن أن تستخدم لتحسين سير الإجراءات المحددة أو على مستوى الشركة لفحص المسائل الإدارية العامة. من خلال تقديم أداة تحسين الإجراء كمعيار للتحسين المستمر، يتم اعطاء الموظفين دليل واضح لكيفية الأداء المتوقع منهم و سيتم عرض قيم الشركة بصورة واضحة و بالتالي الحصول على فرصة جيدة لتعميمها داخل الشركة بالكامل.