ادارة تطوير الإجراءات
تطوير الإجراءات هو سلسلة من الإجراءات المتخذة لتعريف، تحليل و تطوير الإجراءات الحالية ضمن الشركة لتحقيق الأهداف قصيرة و طويلة الأمد. هذه الإجراءات تتبع غالبا آلية محددة أو استراتيجية لخلق نتائج ناجحة.
تعريف، تحليل و تطوير الإجراءات الرئيسية
نجاح الشركة من نجاح عملياتها. حتى تتمكن من عمل التغييرات اللازمة في الشركة، يجب فهم الإجراءات الأساسية في الشركة.أداة QMSrs لإدارة تطوير الإجراءات يحتوي على الخطوات التالية:
- تعريف الإجراء اللازم تتطويره (اعتمادا على نقاط العمل الحرجة). تعريف الإجراءات الرئيسية ممكن أن يكون تمرين رسمي أو غير رسمي. فريق الإدارة يمكنهم اختيار الإجراءات بتطبيق مجموعة من المعايير المنبثقة من أولويات استراتيجية و تكتيكية، أو إختيار الإجراءات اعتمادا على فجوات الأداء الواضحة. المهم هو اختيار عملية (عمليات ) التي لها تأثير عظيم على الميزة التنافسية أو متطلبات العملاء.
- تطوير الأهداف للمشروع اعتمادا على متطلبات الإجراء. التركيز قد يكون على تطوير الجودة، الإنتاجية، الكلفة، خدمة العملاء أو الدورة الزمنية. الهدف هو دائما نفسه وهو جعل الإجراءات الرئيسية تحت السيطرة.
- اختيار فريق متعدد الوظائف للقيام بالتحليل الأفقي. بينما مستشار أو موظف من داخل الشركة يمكن أن ينفذ الوظيفة، جودة التحليل و الالتزام بالتغيير سيؤدي الى نتائج مذهلة للفريق متعدد الوظائف
- توثيق الإجراءات الحالية عن طريق استحداث مخطط سير الإجراءات أو " خريطة الشركة".
- تعريف" الفصل" في الاجراء. " الفصل" هو كل شيء يمنع الكفاءة و الفاعلية للإجراء. يجب أن يكون التعريف مصنف الى ثلاث مستويات: مستوى الشركة، مستوى الإجراء و مستوى منفذ العمل.
- توصيات التغيير (على مستوى الشركة، على مستوى الإجراء أو خلال تنفيذه). تصنيف و تحديد المشاكل و الإحتمالات حسب الأولوية، تقييم الحلول البديلة. تطوير خريطة الإجراء الداخلية للعملية الموصى بها.
- تأسيس مقاييس لللإجراءو الاجراءات الفرعية . مقاييس الإجراء يجب أن تعكس أهداف المشروع.
- تطبيق التحسينات.
عناصر جهود التطبيق الناجح
- التزام القيادة التنفيذية و الإادارة بمشاهدة المشروع خلال عمليات التطبيق الناجح.
- بيان واضح لماذا التغيير ضروري.
- رؤية واضحة كيف ستختلف الشركة بعد التغييرات.
- توصيات جيدة و شاملة .
- تطبيق قوي للاستراتيجية و الخطة.
- الموارد و الوقت كافيين.
- التواصل خلال عمليات وضع الخطط ، الأدوار و المسؤوليات، الفوائد، التقدم، القرارات.
- استعداد الأقسام و الأفراد لدعم التغيرات المقترحة.
- التطبيق يتم ادارته و تنفيذه بشكل فعال.
إدارة تطوير الإجراء بشكل مستمر
تطوير الإجراءات و الإدارة المستمر ممكن أن تقدم من خلال:
- مراقبة الأداء من خلال مقاييس الأداء المرتبطة بالعميل.
- التأكد من ان الإجراء ات تتلاءم مع مجموعة من المعايير الفعاله.
- تعيين مالك للإجراء بحيث يكون مسؤولا عن اداء الإجراء الأساسي بشكل مستمر.
- التأكد أن الإجراءات لها خطة و ميزانية.
اداة QMSrs لتحسين الإجراءات ممكن أن تستخدم لتحسين سير الإجراءات المحددة أو على مستوى الشركة لفحص المسائل الإدارية العامة . من خلال تقديم أداة تحسين الإجراء كمعيار للتحسين المستمر، يتم اعطاء الموظفين دليل واضح لكيفية الأداء المتوقع منهم و سيتم عرض قيم الشركة بصورة واضحة و بالتالي الحصول على فرصة جيدة لتعميمها داخل الشركة بالكامل .